Specialty Coffee als Mitarbeiter‑Benefit. 50 € steuerfrei pro Monat.

Nur unter einer Bedingung: Kaffee, der am Arbeitsplatz konsumiert und vom Arbeitgeber bereitgestellt wird, gilt steuerlich als sogenannte „Aufmerksamkeit“ bzw. „Annehmlichkeit“ — der ist tatsächlich unbegrenzt steuerfrei und belastet die 50-€-Freigrenze nicht. Sobald der Kaffee aber privat zu den Mitarbeiter:innen nach Hause geliefert wird — also wie bei Happy Coffee — handelt es sich um einen Sachbezug nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG mit der monatlichen 50-€-Grenze. Diese Seite adressiert genau diesen Use-Case (Homeoffice & Hybrid-Teams). Für reine Bürolieferungen, bei denen der Kaffee in der Küche bleibt, folgt eine separate Seite.

Jede:r Mitarbeiter:in bestellt selbst — nach Hause oder ins Büro. Der Sachbezug funktioniert auch hybrid und remote, ohne dass jemand im Büro sein muss.

Vollautomatisch. Wir ziehen die Sachbezugs-Beträge dreimal pro Monat ein — am 10., am 20. und am letzten Tag — per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder PayPal. Du bekommst eine ZUGFeRD-konforme Rechnung, die direkt in deine Buchhaltung einläuft. Eventuelle Mehrkosten der Mitarbeiter:innen über die 50-€-Grenze hinaus werden separat und direkt von ihnen mit ihrem eigenen Zahlungsmittel beglichen — du musst dich um nichts kümmern.

Kein Problem — ihr zahlt nur für tatsächlich teilnehmende Mitarbeiter:innen. Der monatliche Sachbezug ist nicht übertragbar: Er wird nicht in den nächsten Monat mitgenommen und auch nicht bar ausgezahlt. Wer nicht bestellt, verzichtet einfach auf den Benefit für diesen Monat.

Nein. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Gebühren. Du kannst den Benefit jederzeit zum nächsten Monatsende beenden.

Komplett individuell. Jede:r Mitarbeiter:in legt das eigene Abo selbst an, wechselt Produkte jederzeit, passt Liefertermin und Intervall an die eigene Routine an oder pausiert das Abo bei Urlaub oder Reise — alles in wenigen Klicks und ohne Rücksprache mit der Personalabteilung.

Bei Stornierungen wird zwischen Arbeitgeber- und Mitarbeiter-Anteil unterschieden. Der selbst bezahlte Eigenanteil wird innerhalb von 3–5 Werktagen auf die ursprüngliche Zahlungsmethode des Mitarbeiters zurückerstattet. Der Arbeitgeberanteil wird dem ursprünglichen Bestellmonat gutgeschrieben — nicht dem aktuellen Monat. Der Arbeitgeber erhält eine Gutschrift in der nächsten Sammelrechnung. Beispiel: Eine Bestellung über 25 € (Arbeitgeber) + 25 € (Eigenanteil) im November wird im Dezember storniert. Die 25 € Arbeitgeberanteil werden dem November-Budget gutgeschrieben, die 25 € Eigenanteil gehen direkt an den Mitarbeiter zurück. Das Dezember-Budget bleibt bei 50 €. Eine Erhöhung des Monatsbudgets durch Stornierungen ist nicht möglich.

Wichtig zu wissen: Die 50-€-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG ist eine Summenobergrenze für alle Sachbezüge zusammen — also Fitness-Gutscheine, andere Benefit-Karten, Essensmarken und der Kaffee-Benefit gemeinsam. Wer im selben Monat 30 € Fitness-Gutschein bekommt, hat nur noch 20 € Spielraum für den Kaffee-Benefit, bevor die Grenze überschritten ist und Lohnsteuer + SV anfallen. Bitte mit eurer Lohnbuchhaltung abstimmen, falls bereits andere Sachbezüge laufen.

Solange die monatliche 50-€-Grenze für alle Sachbezüge zusammen nicht überschritten wird, läuft der Kaffee-Benefit als steuer- und sozialversicherungsfreier Sachbezug — er erscheint nicht als Bruttolohn auf der Gehaltsabrechnung. Für die Buchhaltung liefern wir eine ZUGFeRD-konforme Sammelrechnung mit Aufschlüsselung pro Mitarbeiter:in, die direkt in DATEV einläuft. Eure Lohnbuchhaltung dokumentiert den Sachbezug in der Lohnkonto-Aufzeichnung; ein Eintrag auf der monatlichen Verdienstabrechnung ist üblicherweise nicht erforderlich.

Während eines ruhenden Arbeitsverhältnisses (Elternzeit, längere Krankheit, unbezahlter Urlaub) ist der steuerfreie Sachbezug grundsätzlich pausiert — denn er setzt eine aktive Lohnabrechnung voraus. Ihr habt zwei Optionen: Den Benefit für die betroffene Person aussetzen (wir kümmern uns auf einen Klick im Admin-Panel) oder als freiwilliges, dann lohnsteuerpflichtiges Geschenk weiterlaufen lassen. Bei Wiedereintritt aktiviert ihr den Benefit einfach wieder.

Aktuell liefern wir ausschließlich innerhalb Deutschlands — an Büros oder Privatadressen, auch im Homeoffice. Eine EU-weite Lieferung ist in Vorbereitung; wenn ihr Kolleg:innen außerhalb Deutschlands habt, sprecht uns gerne an, dann melden wir uns, sobald die jeweilige Region verfügbar ist. Steuerlich passt das auch zur Mechanik: Der Sachbezug nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG greift ohnehin nur für in Deutschland sozialversicherungspflichtig Beschäftigte; für ausländische Tochtergesellschaften ist er kein passendes Vehikel.

Das hängt an der Rechtsform. Kurzfassung: GmbH oder UG mit angestellter Geschäftsführung ja, reines Einzelunternehmen oder Freiberufler:in nein. Als Einzelunternehmer:in oder Freiberufler:in ohne Kapitalgesellschaft fehlt schlicht das Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis, das § 8 Abs. 2 S. 11 EStG voraussetzt. Du bist selbst der Betrieb, nicht angestellt, also kannst du dir auch keinen Sachbezug an dich selbst gewähren. Auch der Umweg, den Kaffee für den Eigenkonsum als Betriebsausgabe zu verbuchen, funktioniert nicht: § 12 EStG ordnet ihn der privaten Lebensführung zu und schließt den Abzug aus. Mit einer GmbH oder UG (auch Ein-Personen-GmbH) sieht das anders aus, weil die Gesellschaft eine eigene Rechtspersönlichkeit hat und du als Geschäftsführer:in angestellt bist. Voraussetzung ist ein ordentlicher Anstellungsvertrag. Bei Gesellschafter-Geschäftsführer:innen achtet das Finanzamt zusätzlich auf Fremdüblichkeit: Der Sachbezug sollte im Rahmen dessen liegen, was du auch fremden Mitarbeiter:innen gewähren würdest, sonst droht eine Einstufung als verdeckte Gewinnausschüttung. Der Standard-Benefit von 50 € pro Monat ist hier völlig unkritisch. Mitarbeitende Familienangehörige im Einzelunternehmen können den Benefit ebenfalls bekommen, sofern es einen echten Arbeitsvertrag mit tatsächlicher Tätigkeit und marktüblicher Vergütung gibt (Stichwort Fremdvergleich). Praktisch heißt das: Typische Solo-Founder mit GmbH oder UG passen vollständig ins Programm, reine Freiberufler:innen ohne Kapitalgesellschaft nicht. Im Zweifel hilft ein kurzer Check mit der eigenen Steuerberatung.